Briefing Tipps Kommunikation Erfolg - Kommunikationsgut

Gut gebrieft ist halb gewonnen

Das Briefing: Ein Gespräch in der Projekt-Planungsphase, in dem der Status quo, Probleme, Wettbewerber, Ziele und Zielgruppen thematisiert werden. Möglichst kurz, möglichst prägnant und möglichst wichtig. So zumindest der Idealfall. In der Realität finden Briefings jedoch gerne per E-Mail statt, Wünsche werden mehr schlecht als recht geäußert und der Wortbedeutung brief = kurz wird nur all zu gern gefolgt. Schade. An sich birgt ein Briefing doch so viele große Chancen

Der Zauber liegt im Miteinander

Briefings finden täglich statt. Gruppenleiter briefen Teammitglieder, Kollegen briefen Kollegen, Betreuer briefen Azubis und Praktikanten, Firmen briefen Dienstleister … Ganz gleich wer auf welcher Seite steht, das Geheimnis eines guten Briefings liegt im Miteinander. Die Lagebesprechung, die ihren Ursprung im Militär hat, ist tatsächlich dann am effektivsten, wenn sie als Dialog und nicht als Diktat stattfindet.

Natürlich, hin und wieder müssen Sachen schlichtweg erledigt werden, es muss schnell gehen, oder es gibt schon vorhandene Entwürfe und es wurde schon so viel gesprochen, dass man sich im Kreis drehen würde. In vielen Fällen bietet aber erst ein offenes Briefing, das Raum für Ideen lässt, den gewünschten großen Nutzen: Gute Einfälle können von weniger guten getrennt werden, Vorstellungen können hinterfragt werden, Neues kann entstehen.

Ideen beim Brainstorming - Briefing ist Kommunikation
Brainstorming im Briefing - eine Möglichkeit für neue Ideen und ein gutes Miteinander.

Ein gemeinsames Brainstorming darf durchaus Teil des Briefings sein. Grundvoraussetzung ist jedoch, dass sich die Anwesenden im Voraus bereits eigene Gedanken gemacht haben – ein gutes Miteinander entsteht nun mal aus einem guten Team und das sollte auf Augenhöhe agieren.

Gleiches Wissen für alle!

Zugegeben, das ist eventuell leichter gesagt als getan. Ein Vorgesetzter, der seit Jahren im gleichen Unternehmen arbeitet, weiß schlichtweg mehr über dessen Geschäfte, als ein neu zugestoßener Kollege, der dort zum ersten Mal ein eigenes Projekt übernimmt. Eine Firma, die sich Unterstützung von einem Dienstleister holt, weiß ebenfalls mehr, als die beauftragte Agentur. Das gilt für die Firmeninterna, nicht jedoch für die benötigte Dienstleistung. Jeder bringt Kenntnisse mit ins Spiel – das Briefing dient also dazu, diese möglichst frühzeitig zu bündeln, um dann in die gleiche Richtung zu gehen.

Es gilt: Vorbereitung spart Nachbereitung

Wer auch immer zu einem Briefing eingeladen wird, oder selbst eine solche Besprechung auf die Agenda setzt, sollte sich vorbereiten. Was soll mit dem besagten Projekt bewirkt werden? Wer soll erreicht werden? Was genau soll kommuniziert werden? Was könnte dem im Wege stehen?

So wichtig Update-Briefings im Laufe des Projekts sind und so sinnvoll auch ein Rebriefing am Ende des Prozesses ist, eine anfängliche Lagebesprechung ohne Vorbereitung lässt nur zwei Optionen: Entweder es geht alles schief oder es kommt zwar zum Abschluss, aber mit deutlich höherem Zeitaufwand. In beiden Fällen ist das Ergebnis suboptimal.

Brainstorming Briefing Kommunikation
Vorbereitung ist nicht selten das A und O - so auch beim Thema Briefing.

Der Tipp: Nehmen Sie sich Zeit, um Informationen zu filtern. Komprimieren Sie, was wirklich wichtig für die Aufgabenstellung bzw. -ausführung ist. Seien Sie offen für Ideen, definieren Sie Ihre Wünsche aber dennoch so gut wie möglich. Nur wenn allen Beteiligten klar ist, worum es geht, was das Ziel ist und worauf es dem Gegenüber wirklich ankommt, können mit dem Briefing von heute die Unzufriedenheiten von morgen vorweggenommen werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen …

… es ist, wie so oft, einfacher als man denkt und doch, ebenfalls wie so oft, eine Kunst der Kommunikation. Am Ende ist ein Briefing, wie die gesamte Geschäftsbeziehung, eine Zusammenarbeit. Jeder hat seinen Beitrag zu leisten, bevor das fleißige Treiben beginnen und Erfolge gefeiert werden können.

Manches ist subjektiv und Meinungen können sich ändern – Korrekturschlaufen sind daher alles andere als schlimm. Anpassungen können sinnvoll sein, Rücksprachen sowieso. Es ist jedoch allein das Briefing, das dafür Sorge tragen kann, dass ein Projekt von Anfang an auf Erfolgskurs geht. Wenn das das ist, was Sie wollen, kontaktieren Sie mich gern!

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